الطريقة الصحيحة لكتابة الخطابات الرسمية

1 ـ يجب الكتابة الخطاب على الورق الرسمي المطبوع من الجهة التى تعمل بها
2 ـ لا تضع أي أشكال أو ورود أو رسومات كون الخطابات رسمية .
3 ـ يجب كتابة الخطاب باي برنامج كتابة على الكمبيوتر .
4 ـ المسافة بين الأسطر في الكتابة يجب ان تتراوح ما بين سطر الى واحد ونص السطر .
5 ـ المسافة بين الجانبين في الورقة يجب أن تكون متوسطة فلا يلتصق النص بأحد الجانبين الأيمن أو الأيسر .
6 ـ نوع الخط الذي يكتب به اسم الجهة المخاطبة يجب أن يكون اسود من نوع
  raditional Arabicوبنمط ( 16) أو نوع AL – MATEEN
7 ـ نوع الخط الذي يكتب به نص الخطاب الرسمي يفضل mohand .
8 ـ ينص في كتابة السلام بالطريقة الاتية ( السلام عليكم ورحمة الله وبركاته وبعد ؛) الخطاب ويتبع بفاصلة منقوطة ( ؛ ) ولا تكتب كلمة ( بعد ) بعيدة عن السلام بل ملاصقة للعبارة .
9 ـ جعل مسافة مع بداية كل فقرة او مقطع من الخطاب بالضغط على زر ( TAP) الذي عليه سهمان متعاكسان ( في أعلى لوحة المفاتيح) .
10 ـ يكون مقاس الخط الداخلي للخطاب 14.
11 ـ يجب كتابة المسميات والالقاب بطريقة مناسبة ولائقة .
مثل : عند كتابة خطاب لسعادة مدير عام ------ بمنطقة مكة المكرمة مثلاص يجب ان يكتب بالشكل الاتي :
سعادة المدير العام ل ------ بمنطقة مكة المكرمة حفظه الله
بينما يكتب الخطاب لاي موظف او موظفة بالادارة غير المدير العام بالشكل الاتي :
سعادة مدير ادارة -------- المحترم
يكتب بدون إمالة في الخط .
لا توضع شرطة ( / ) بين اللقب والاسم ، ويتنبه لتذكير وتأنيث اللقب والتكريم .
تكتب عبارة ( حفظه الله ) بدون وضع نقطتين على الهاء ( حفظــة الله ) .
التنبه للفرق بين الضاد والظاء في كتابة بعض الكلمات مثل ( حضور ) وتكتب خطأ ( حظور )

12ـ يشمل الخطاب اسم مقدم الخطاب بالأسفل أيضا .
13 ـ عند المخاطبات يراعى الآتي :
عند مخاطبة مدير الإدارة يؤشر الخطاب من معد الخطاب ويوقع من رئيس القسم .
عند مخاطبة المساعد فيؤشر على الخطاب من رئيس القسم ومعد الخطاب ويوقع الخطاب من مدير الإدارة .
عند مخاطبة المدير العام فيؤشر على الخطاب من قبل مدير الإدارة ورئيس القسم ومعد الخطاب ، ويوقع الخطاب من المساعد .
عند مخاطبة جهة خارجية فيؤشر على الصورة من المساعد ومدير الإدارة ويوقع من سعادة المدير العام ، أو يؤشر على الصورة من مدير الإدارة وفق الخطاب ويوقع الخطاب من المساعد نيابة عن المدير العام .
تكون مسئولية سلامة الخطاب على الموقع ، لذا على الموقع أن يراجع الخطاب ويقراه بعناية قبل التوقيع عليه .
ترسل الخطابات للمدير العام مباشرة إلا في حالتين :
أ ـ في حالة رفع الشكاوي .
ب ـ رفع المقترحات لسعادته .

14 ـ يراعى نظام الصلاحيات في توجيه الخطابات الموجهة للوزارة .
15 ـ في حالة كون الخطاب من صيغة تعميم فتكتب الجهات المعنية في خانة العنوان مثل : تعميم لجميع المراكز والإدارات والأقسام ثم يكتب إلى من يوجه الخطاب بصيغة العموم مثل :
المكرم مدير ------------- المحترم
المكرمة مديرة ------------- المحترمة
16 ـ في حالة كون الخطاب يحمل صفة معينة مثل :
( سري ) فيكتب في أعلى الخطاب من الوسط كلمة سري ويفضل باللون الأحمر للطابعات الملونة ، كما يرسل الخطاب في مظروف ويكتب عليه سري كذلك
( عاجل ) أو ( عاجل جداً ) فيكتب عليه كذلك في أعلى الصفحة من الوسط .
17ـ يجب أن يوضح الغرض من الخطاب في نهاية الخطاب مثل ( نرجو المتابعة ) أو ( لتكليف من يلزم ) أو ( للاطلاع ) أو ( للتوجيه ) .
18 ـ تكون هيئة الموقع واسم الموقع وخانة التوقيع في الجهة اليسرى السفلى من الخطاب ، ويراعى كون الاسم متوسطا طول مسافة اللقب ولا يكون هناك اختلال في التنسيق على ان يكون حجم الخط ( 18 ) .
19 ـ يكون هناك مسافة فاصلة سطر بين هيئة موقع الخطاب واسمه لأجل التوقيع .
20 ـ يجب أن يضع الموقع توقيعه وتاريخ التوقيع في المكان المحدد بين الهيئة والاسم .
21- إذا كانت هناك صور من الخطاب فتوضع مسميات أصحاب الصور بالشكل الآتي :
ص / لمديرة مركز الإشراف التربوي بالهفوف .ويجب أن تكون الصور في أسفل الخطاب من الجهة اليمنى ومقاس خط ( 10) .
22ـ يراعى عند قفل الخطاب ان تقفل بمثل الاتي :
والله الموفق
وتقبلوا فائق التحيات والتقدير ، وغيرها.