مسمى الوظيفة: سكرتير
المرجعية: مدير المؤسسة / مدير وحده / مدير عام
اللـغــات الواجب إجادتها :
- اللغة العربية: بطلاقة تحدثاً و كتابة مع إجادة الكتابة التعبيرية
- اللغة الإنجليزية: يفضل جيد جداً على الأقل تحدثاً و كتابة مع إجادة الكتابة التعبيرية (Technical Writing).
السكرتارية بشكل عام:
القيام بالاعمال الروتينية من استقبال الزائرين وتحديد المواعيد واستقبال الاتصالات الواردة وحفظ الملفات والسجلات والحفاظ على وقت وراحة المدير.
الوصف الوظيفي ( المهام) :
- إعداد جدول المواعيد و الأعمال الشهرى الخاص بالمدير العام و المدير التنفيذى
- تنسيق جدول مواعيد المقابلات الخاص بالمدير العام و المدير التنفيذى
- استقبال الزائرين والمراجعين الذين يقدمون لمقابلة المدير وتحديد المواعيد.
- توجيه الدعوات للمشاركين فى الإجتماعات التى يدعو لعقدها المدير العام أو المدير التنفيذى و تسجيل ذلك على النماذج الخاصة
- يعد التجهيزات واماكن الاقامة في حالة سفر المدير وأيضاً لزوار الشركة
- الرد على الاتصالات الهاتفية الواردة للشركة, وتحويلها للاشخاص المعنين وتوثيقها.
- التأكد من أن جميع الأجهزة المكتبية و الكهربائية فى حالة صالحة للعمل باستمرار و طلب مسئولى الصيانة من داخل الشركة و من خارجها و متابعة أعمال الصيانة لجميع الأجهزة المكتبية الموجودة بمكتب الإدارة العليا
- القيام بحفظ الرسائل والمستندات في ملفاتها المناسبة, وكذلك حفظ وترتيب الملفات بطريقة منظمة يسهل الرجوع اليها عند طلبها أو الحاجة اليها.
- تسليم البريد اليومي الوارد وتسجيله وفرزه وتوزيعه على الاقسام المختلفة وكذلك العناية بالبريد الصادر من المؤسسة وتوثيقه.
- دراسة ما يطلبه المدير من موضوعات مع تقديم التقرير الكامل بخصوصها.
- الاطلاع على الصحف اليومية وعرض المعلومات العامة وذات العلاقة باعمال الشركة على المدير.
- طباعة الكتب والمراسلات والتقارير بعد أخذ موافقة المدير عليها.
- القيام بعمليات المسح الضوئي (النسخ والتصوير) للمدير
- اعمال اخرى تسند إليه.
المؤهلات العلمية :
- حاصل على درجة البكالوريوس
- الالمام بتطبيقات الحاسب الالى وآداب الحدبث عبر التليفون
- الرغبة في التعلم والتطوير المستمر
- الطباعة السريعة للخطابات
المهارات:
- لديه مهارة تنظيم الوقت وتحديد الأولويات
- الحفاظ على سرية المعلومات
- دقــة الملاحظــة وسرعــة البديهــة
- القدرة على مواجهة المواقف الحرجة بحكمة
- هادىء الطباع و غير إنفعالى
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق