الطريقة الصحيحة لكتابة الخطابات الرسمية

1 ـ يجب الكتابة الخطاب على الورق الرسمي المطبوع من الجهة التى تعمل بها
2 ـ لا تضع أي أشكال أو ورود أو رسومات كون الخطابات رسمية .
3 ـ يجب كتابة الخطاب باي برنامج كتابة على الكمبيوتر .
4 ـ المسافة بين الأسطر في الكتابة يجب ان تتراوح ما بين سطر الى واحد ونص السطر .
5 ـ المسافة بين الجانبين في الورقة يجب أن تكون متوسطة فلا يلتصق النص بأحد الجانبين الأيمن أو الأيسر .
6 ـ نوع الخط الذي يكتب به اسم الجهة المخاطبة يجب أن يكون اسود من نوع
  raditional Arabicوبنمط ( 16) أو نوع AL – MATEEN
7 ـ نوع الخط الذي يكتب به نص الخطاب الرسمي يفضل mohand .
8 ـ ينص في كتابة السلام بالطريقة الاتية ( السلام عليكم ورحمة الله وبركاته وبعد ؛) الخطاب ويتبع بفاصلة منقوطة ( ؛ ) ولا تكتب كلمة ( بعد ) بعيدة عن السلام بل ملاصقة للعبارة .
9 ـ جعل مسافة مع بداية كل فقرة او مقطع من الخطاب بالضغط على زر ( TAP) الذي عليه سهمان متعاكسان ( في أعلى لوحة المفاتيح) .
10 ـ يكون مقاس الخط الداخلي للخطاب 14.
11 ـ يجب كتابة المسميات والالقاب بطريقة مناسبة ولائقة .
مثل : عند كتابة خطاب لسعادة مدير عام ------ بمنطقة مكة المكرمة مثلاص يجب ان يكتب بالشكل الاتي :
سعادة المدير العام ل ------ بمنطقة مكة المكرمة حفظه الله
بينما يكتب الخطاب لاي موظف او موظفة بالادارة غير المدير العام بالشكل الاتي :
سعادة مدير ادارة -------- المحترم
يكتب بدون إمالة في الخط .
لا توضع شرطة ( / ) بين اللقب والاسم ، ويتنبه لتذكير وتأنيث اللقب والتكريم .
تكتب عبارة ( حفظه الله ) بدون وضع نقطتين على الهاء ( حفظــة الله ) .
التنبه للفرق بين الضاد والظاء في كتابة بعض الكلمات مثل ( حضور ) وتكتب خطأ ( حظور )

12ـ يشمل الخطاب اسم مقدم الخطاب بالأسفل أيضا .
13 ـ عند المخاطبات يراعى الآتي :
عند مخاطبة مدير الإدارة يؤشر الخطاب من معد الخطاب ويوقع من رئيس القسم .
عند مخاطبة المساعد فيؤشر على الخطاب من رئيس القسم ومعد الخطاب ويوقع الخطاب من مدير الإدارة .
عند مخاطبة المدير العام فيؤشر على الخطاب من قبل مدير الإدارة ورئيس القسم ومعد الخطاب ، ويوقع الخطاب من المساعد .
عند مخاطبة جهة خارجية فيؤشر على الصورة من المساعد ومدير الإدارة ويوقع من سعادة المدير العام ، أو يؤشر على الصورة من مدير الإدارة وفق الخطاب ويوقع الخطاب من المساعد نيابة عن المدير العام .
تكون مسئولية سلامة الخطاب على الموقع ، لذا على الموقع أن يراجع الخطاب ويقراه بعناية قبل التوقيع عليه .
ترسل الخطابات للمدير العام مباشرة إلا في حالتين :
أ ـ في حالة رفع الشكاوي .
ب ـ رفع المقترحات لسعادته .

14 ـ يراعى نظام الصلاحيات في توجيه الخطابات الموجهة للوزارة .
15 ـ في حالة كون الخطاب من صيغة تعميم فتكتب الجهات المعنية في خانة العنوان مثل : تعميم لجميع المراكز والإدارات والأقسام ثم يكتب إلى من يوجه الخطاب بصيغة العموم مثل :
المكرم مدير ------------- المحترم
المكرمة مديرة ------------- المحترمة
16 ـ في حالة كون الخطاب يحمل صفة معينة مثل :
( سري ) فيكتب في أعلى الخطاب من الوسط كلمة سري ويفضل باللون الأحمر للطابعات الملونة ، كما يرسل الخطاب في مظروف ويكتب عليه سري كذلك
( عاجل ) أو ( عاجل جداً ) فيكتب عليه كذلك في أعلى الصفحة من الوسط .
17ـ يجب أن يوضح الغرض من الخطاب في نهاية الخطاب مثل ( نرجو المتابعة ) أو ( لتكليف من يلزم ) أو ( للاطلاع ) أو ( للتوجيه ) .
18 ـ تكون هيئة الموقع واسم الموقع وخانة التوقيع في الجهة اليسرى السفلى من الخطاب ، ويراعى كون الاسم متوسطا طول مسافة اللقب ولا يكون هناك اختلال في التنسيق على ان يكون حجم الخط ( 18 ) .
19 ـ يكون هناك مسافة فاصلة سطر بين هيئة موقع الخطاب واسمه لأجل التوقيع .
20 ـ يجب أن يضع الموقع توقيعه وتاريخ التوقيع في المكان المحدد بين الهيئة والاسم .
21- إذا كانت هناك صور من الخطاب فتوضع مسميات أصحاب الصور بالشكل الآتي :
ص / لمديرة مركز الإشراف التربوي بالهفوف .ويجب أن تكون الصور في أسفل الخطاب من الجهة اليمنى ومقاس خط ( 10) .
22ـ يراعى عند قفل الخطاب ان تقفل بمثل الاتي :
والله الموفق
وتقبلوا فائق التحيات والتقدير ، وغيرها.

هناك تعليق واحد:

  1. ممتاز الله يعطيك العافيه نأمل بأيضاح بعض الأمور المتعلقه بالموضوع مثلاُ لمن يكتب (المحترم ـ الموقر ـ حفظه الله ـ سعادة ـ المكرم ـ فضيلة ) وايضاً في حال ارسال خطاب غير رسمي عن طريق البريد او برقيه لأي جهة رسميه وفي نفس الخطاب في الاعلى موضح صور لعدة جهات اخرى للاحاطه ومنها لاتخاذ اجراء يتم الرفض ولايقبل الا بعد ازالت الجهات المراد الارسال لها نرغب في معرفة السبب

    ردحذف